Nội dung bài viết
Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn chờ kế toán gửi file Excel doanh thu vào cuối tháng. Dùng Looker Studio báo cáo doanh thu có thể tự cập nhật từ Google Sheets, xem trên điện thoại và lọc theo kênh, sản phẩm, khách hàng. Bài này đi từ chuẩn bị dữ liệu, bố cục mẫu đến phân quyền, dựa trên cách ACCA Consulting Vietnam thường tư vấn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
1. Looker Studio làm được gì cho báo cáo doanh thu?
Looker Studio là công cụ trực quan hoá dữ liệu trên nền web của Google, hiện có bản dùng miễn phí. Công cụ đọc dữ liệu từ nguồn như Google Sheets, rồi hiển thị thành bảng, biểu đồ, bộ lọc. Khi dữ liệu nguồn thay đổi, báo cáo cập nhật theo chu kỳ làm mới dữ liệu mà không cần dựng lại.
Điểm cần nhớ: Looker Studio chỉ hiển thị dữ liệu, không sửa được dữ liệu sai. Nếu file nguồn nhập lộn xộn, báo cáo đẹp đến đâu cũng sai. Vì vậy 70% công sức nằm ở bước chuẩn bị bảng dữ liệu.
2. Chuẩn bị bảng dữ liệu doanh thu
Bảng nguồn nên ở dạng dữ liệu phẳng: mỗi dòng là một dòng hàng trên đơn bán, mỗi cột là một thuộc tính. Không gộp ô, không có dòng tổng giữa bảng, không để nhiều bảng trên một sheet.
| Cột | Kiểu dữ liệu | Ví dụ / lưu ý |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày | Định dạng thống nhất, không gõ dạng chữ |
| Số đơn / số hoá đơn | Văn bản | Dùng để đếm số đơn, đối chiếu hoá đơn điện tử |
| Kênh bán | Văn bản (danh sách) | Cửa hàng, Website, Sàn TMĐT, Đại lý |
| Mã sản phẩm, Nhóm sản phẩm | Văn bản | Lấy từ danh mục chuẩn, không gõ tự do |
| Mã khách hàng, Nhóm khách hàng | Văn bản | Dùng mã nội bộ thay vì tên đầy đủ, số điện thoại |
| Số lượng, Doanh thu chưa thuế | Số | Không chứa ký tự đ, dấu chấm ngăn cách dạng chữ |
| Nhân viên bán | Văn bản | Phục vụ báo cáo theo người bán nếu cần |
Dữ liệu có thể xuất từ phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán ra file, dán vào sheet theo tháng. Nếu danh mục khách hàng, sản phẩm chưa sạch, hãy đọc chuẩn hoá dữ liệu chủ trước khi làm BI trước khi dựng báo cáo.
3. Các bước dựng Looker Studio báo cáo doanh thu
- 1Tạo nguồn dữ liệu
Chọn trình kết nối Google Sheets, trỏ tới sheet DOANH_THU, kiểm tra kiểu dữ liệu từng cột.
- 2Tạo trường tính toán
Ví dụ: Giá bán bình quân = Doanh thu / Số lượng; Tháng = định dạng tháng từ cột Ngày.
- 3Dựng thẻ chỉ số
Doanh thu kỳ này, số đơn, giá trị đơn bình quân, so với cùng kỳ.
- 4Thêm biểu đồ
Doanh thu theo kênh, theo nhóm sản phẩm, xu hướng theo tháng, top khách hàng.
- 5Thêm bộ lọc
Bộ chọn khoảng ngày, bộ lọc kênh bán, nhóm sản phẩm.
- 6Kiểm tra số
So tổng doanh thu trên báo cáo với sổ chi tiết doanh thu cùng kỳ trước khi chia sẻ.
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định của một doanh nghiệp bán lẻ để mô tả biểu đồ cột trong báo cáo.
Xem dạng bảng
| Cửa hàng | 385.000.000đ |
| Website | 142.000.000đ |
| Sàn TMĐT | 226.000.000đ |
| Đại lý | 97.000.000đ |
Với biểu đồ trên, giám đốc thấy sàn TMĐT đóng góp khoảng một phần tư doanh thu trong ví dụ minh hoạ. Câu hỏi tiếp theo là biên lợi nhuận từng kênh sau phí sàn, phí vận chuyển; đó là lúc cần nối thêm dữ liệu chi phí.
4. Bố cục mẫu 1 trang cho giám đốc
| Vùng | Nội dung | Mục đích |
|---|---|---|
| Hàng đầu | 4 thẻ chỉ số: doanh thu, số đơn, giá trị đơn bình quân, % so cùng kỳ | Nắm tình hình trong 5 giây |
| Giữa trái | Biểu đồ đường doanh thu 12 tháng | Nhìn xu hướng, mùa vụ |
| Giữa phải | Biểu đồ cột theo kênh bán | So sánh kênh |
| Dưới | Bảng top 10 khách hàng, top 10 sản phẩm | Tìm nhóm đóng góp chính |
| Thanh bên | Bộ lọc ngày, kênh, nhóm sản phẩm | Tự khoanh vùng khi cần |
5. Phân quyền và bảo mật khi chia sẻ báo cáo
Báo cáo doanh thu chứa thông tin kinh doanh nhạy cảm. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, rủi ro thường không đến từ công cụ mà từ cách chia sẻ: gửi đường link công khai qua nhóm chat, hoặc người nghỉ việc vẫn còn quyền xem.
- Chia sẻ theo tài khoản email cụ thể, hạn chế chế độ ai có link cũng xem được.
- Tách quyền xem báo cáo và quyền sửa file nguồn; nhân viên kinh doanh chỉ cần quyền xem.
- Kiểm tra thiết lập thông tin xác thực dữ liệu: báo cáo đang đọc dữ liệu bằng quyền của chủ sở hữu hay của người xem.
- File nguồn và báo cáo nên do tài khoản doanh nghiệp sở hữu, không dùng tài khoản cá nhân của nhân viên.
- Định kỳ rà danh sách người được chia sẻ, nhất là khi có nhân sự nghỉ việc.
- Tổng doanh thu khớp sổ chi tiết cùng kỳ
- Bộ lọc ngày mặc định đúng kỳ cần xem
- Không có trường chứa dữ liệu cá nhân
- Quyền chia sẻ chỉ dành cho người cần
- Chủ sở hữu là tài khoản doanh nghiệp
- Có ghi chú nguồn số liệu và thời điểm cập nhật
Câu hỏi thường gặp
Looker Studio có thật sự miễn phí?
Bản tiêu chuẩn hiện được cung cấp miễn phí; một số trình kết nối của bên thứ ba và bản dành cho doanh nghiệp có thể thu phí. Hãy kiểm tra chính sách của nhà cung cấp tại thời điểm sử dụng.
Báo cáo có cập nhật ngay khi sửa Google Sheets không?
Báo cáo làm mới theo chu kỳ của nguồn dữ liệu và có thể làm mới thủ công. Nếu cần số theo thời gian gần thực, hãy kiểm tra thiết lập độ mới dữ liệu trong nguồn.
Có nên đưa dữ liệu doanh thu lên công cụ AI để phân tích?
Chỉ nên dùng công cụ AI thuộc tài khoản doanh nghiệp có cam kết bảo mật, và nên ẩn danh tên khách hàng trước. Không dán dữ liệu bán hàng chi tiết vào công cụ AI công cộng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ dựng báo cáo doanh thu không?
Chúng tôi tập trung vào dịch vụ kế toán: ghi sổ, đối chiếu doanh thu với hoá đơn và sao kê, cung cấp số liệu đã kiểm tra làm nguồn cho báo cáo quản trị. ACCA Consulting VN có thể góp ý cấu trúc dữ liệu phù hợp.
Muốn số doanh thu trên báo cáo khớp sổ sách?
ACCA Consulting Vietnam làm sổ, đối chiếu doanh thu, hoá đơn và cung cấp số liệu sạch cho báo cáo quản trị. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
