Nội dung bài viết
Kế toán là người phải nói “chưa được” nhiều nhất trong công ty: chưa thanh toán vì thiếu hoá đơn, chưa ghi nhận vì chứng từ sai, chưa chốt được vì phòng kinh doanh chưa gửi số. Kỹ năng giao tiếp kế toán tốt giúp bạn giữ nguyên tắc mà không bị xem là người gây khó. Bài viết tổng hợp tình huống và mẫu câu mà đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường dùng khi làm việc với khách hàng và các phòng ban.
1. Vì sao kế toán hay bị xem là “người khó tính”?
Phần lớn va chạm không đến từ nguyên tắc, mà đến từ cách truyền đạt. Một câu “Hoá đơn này không dùng được” gửi qua nhóm chat, không lý do, không hướng xử lý, sẽ khiến người nhận thấy bị bắt lỗi. Cùng nội dung đó, nếu kèm lý do và cách khắc phục, người nhận thường hợp tác ngay.
Các phòng ban khác không đọc luật thuế mỗi ngày. Họ không biết vì sao hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hay vì sao chứng từ thiếu chữ ký lại bị trả về. Nhiệm vụ của kế toán là dịch quy định thành ngôn ngữ công việc: việc này ảnh hưởng gì đến tiền, đến hạn, đến chính người đó.
- Nói lý do trước, kết luận sau: người nghe dễ chấp nhận hơn khi hiểu vì sao.
- Luôn kèm phương án: “chưa được” phải đi cùng “để được thì cần…”.
- Tách người khỏi lỗi: nói về chứng từ, không nói về thái độ của người gửi.
- Chọn kênh phù hợp: lỗi nhỏ nhắn riêng, việc ảnh hưởng tiền bạc nên gửi email để lưu vết.
2. Công thức nói “không” mà vẫn giữ quan hệ
Một công thức dễ nhớ gồm bốn phần: ghi nhận – lý do – phương án – mốc thời gian. Ghi nhận để người kia thấy yêu cầu của họ được lắng nghe. Lý do ngắn gọn, gắn với hậu quả cụ thể. Phương án cho biết họ cần làm gì tiếp. Mốc thời gian giúp việc không bị treo.
- 1Ghi nhận
“Em đã nhận đề nghị thanh toán của anh cho lô hàng tuần trước.”
- 2Nêu lý do
“Hoá đơn ghi sai mã số thuế bên mình nên chưa thể ghi nhận chi phí.”
- 3Đưa phương án
“Anh nhờ nhà cung cấp lập hoá đơn điều chỉnh, em gửi sẵn thông tin đúng.”
- 4Chốt mốc
“Có hoá đơn trước thứ Năm thì kịp đợt chi cuối tuần.”
Công thức này cũng dùng được khi nói với chủ doanh nghiệp. Với cấp trên, hãy đưa phần hậu quả lên rõ hơn và đề xuất ít nhất hai phương án để người quyết định có lựa chọn.
3. Tình huống thường gặp và mẫu câu ứng dụng kỹ năng giao tiếp kế toán
| Tình huống | Câu dễ gây căng thẳng | Câu nên dùng |
|---|---|---|
| Từ chối chứng từ không hợp lệ | Hoá đơn này sai, không nhận. | Hoá đơn đang sai tên công ty, anh nhờ bên bán điều chỉnh giúp em, có lại là em xử lý ngay. |
| Đòi bổ sung hồ sơ | Sao chưa gửi hợp đồng? | Để thanh toán đợt này em cần thêm bản hợp đồng đã ký, chị gửi giúp trước 15h mai nhé. |
| Nhắc hạn với phòng ban | Lần nào cũng trễ. | Hạn chốt số liệu tháng là ngày 3, nếu vướng gì anh báo em sớm để mình tính phương án. |
| Từ chối tạm ứng thêm | Không được, chưa hoàn ứng. | Khoản tạm ứng trước chưa hoàn, anh gửi chứng từ quyết toán là em làm tiếp đề nghị mới. |
| Sếp muốn chi gấp không chứng từ | Không đúng quy định. | Em chi được nếu có đề nghị duyệt bằng văn bản; khoản này nên bổ sung hoá đơn để không bị loại chi phí. |
Lưu ý cách xưng hô: trong môi trường doanh nghiệp Việt, giữ lễ phép với người lớn tuổi nhưng không hạ thấp vai trò chuyên môn của mình. Câu nói mềm, nội dung thì rõ.
4. Nhắc hạn nộp hồ sơ mà không bị xem là “đòi nợ”
Nhắc hạn hiệu quả nhất là nhắc trước khi trễ. Hãy gửi lịch chốt số liệu ngay đầu tháng, nhắc lần hai trước hạn hai ngày, và chỉ leo thang lên quản lý khi đã nhắc đủ. Người nhận sẽ thấy bạn có hệ thống chứ không phải bắt bẻ.
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định để thể hiện xu hướng; không phải số liệu khảo sát.
Xem dạng bảng
| Tháng 1 (chưa có lịch) | 24 chứng từ |
| Tháng 2 (chưa có lịch) | 21 chứng từ |
| Tháng 3 (có lịch nhắc) | 12 chứng từ |
| Tháng 4 (có lịch nhắc) | 8 chứng từ |
| Tháng 5 (có lịch nhắc) | 6 chứng từ |
Với các phòng ban hay trễ, hãy hỏi nguyên nhân. Đôi khi họ không biết phải nộp gì, hoặc biểu mẫu quá rườm rà. Gửi một danh sách chứng từ cần thiết theo từng loại chi phí thường giải quyết được hơn một nửa vấn đề. Bạn có thể tham khảo thêm kỹ năng viết ở bài viết email chuyên nghiệp cho kế toán.
5. Khi người kia phản ứng gay gắt
Có lúc dù bạn nói khéo, người nhận vẫn bực. Đừng tranh luận trong nhóm chat đông người. Hãy chuyển sang gọi điện hoặc gặp trực tiếp, lắng nghe hết, rồi nhắc lại mục tiêu chung: thanh toán đúng hạn, không bị loại chi phí, không bị phạt. Sau cuộc nói chuyện, tóm tắt kết quả bằng một email ngắn để hai bên cùng nhớ.
- Đã nêu rõ lý do bằng ngôn ngữ dễ hiểu, không trích điều luật dài.
- Đã đưa ít nhất một phương án xử lý.
- Đã có mốc thời gian cụ thể.
- Không dùng từ quy kết như “lần nào cũng”, “sao không”.
- Việc ảnh hưởng tiền đã chuyển sang email để lưu vết.
- Đã đọc lại một lần với giọng của người nhận.
Doanh nghiệp nhỏ chưa có kế toán chuyên trách cũng có thể học cách này: khi dùng dịch vụ kế toán bên ngoài, quy trình nhắc chứng từ rõ ràng giúp hai bên làm việc nhẹ nhàng hơn. Tham khảo cách chọn đơn vị ở bài dịch vụ kế toán TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán mới vào nghề có nên từ chối yêu cầu của sếp không?
Bạn không cần từ chối thẳng, nhưng cần nói rõ rủi ro và đề xuất cách làm đúng. Nếu sếp vẫn quyết, hãy xin duyệt bằng văn bản để lưu vết.
Nên nhắc chứng từ qua Zalo hay email?
Việc nhỏ, cần nhanh có thể nhắn tin. Việc liên quan đến thanh toán, chi phí hoặc rủi ro thuế nên gửi email để có bằng chứng trao đổi.
Làm sao để phòng ban khác nộp chứng từ đúng hạn?
Gửi lịch chốt số liệu đầu tháng, danh sách chứng từ theo loại chi phí và nhắc trước hạn. Khi đã nhắc đủ mà vẫn trễ, báo quản lý trực tiếp kèm số liệu.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình thu thập chứng từ không?
Có. Khi cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, công ty thống nhất với khách hàng danh mục chứng từ cần gửi, lịch chốt số liệu và kênh trao đổi để hạn chế thiếu sót.
Để kế toán bớt phải “đòi” chứng từ
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) hỗ trợ dịch vụ kế toán tại TP.HCM và từ xa toàn quốc với quy trình chứng từ rõ ràng. Nhận tư vấn miễn phí.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
