Nội dung bài viết
Phần mềm kế toán ghi sổ, nhưng phần lớn việc đối chiếu, tổng hợp và làm báo cáo nhanh vẫn diễn ra trên Excel. Bài này là bảng tra 20 hàm Excel kế toán dùng hằng ngày, sắp xếp theo nghiệp vụ thay vì theo bảng chữ cái, mỗi hàm gắn một tình huống thực tế và công thức mẫu. Danh sách được ACCA Consulting Vietnam chọn từ những thao tác kế toán viên lặp lại nhiều nhất mỗi tháng.
1. Chuẩn bị trước: dữ liệu dạng bảng chuẩn
Hàm hay đến đâu cũng sai nếu dữ liệu nguồn lộn xộn. Trước khi viết công thức, hãy đưa sổ chi tiết về dạng bảng: mỗi dòng một nghiệp vụ, mỗi cột một thông tin, không gộp ô, không dòng tổng xen giữa. Chọn vùng dữ liệu và bấm Ctrl+T để tạo Table, đặt tên như SoCai, DanhMucNCC. Công thức dùng tên cột (ví dụ SoCai[TK]) sẽ dễ đọc và tự mở rộng khi thêm dòng.
Lưu ý: các công thức dưới đây dùng dấu phẩy ngăn cách đối số. Nếu máy bạn cài định dạng vùng dùng dấu chấm phẩy, hãy thay bằng dấu ;. Các hàm XLOOKUP, FILTER, UNIQUE cần Excel 2021 hoặc Microsoft 365; TEXTJOIN cần Excel 2019 trở lên.
2. Bảng tra 20 hàm Excel kế toán theo nghiệp vụ
| Hàm | Tình huống | Công thức mẫu |
|---|---|---|
| SUMIFS | Tổng phát sinh nợ TK 642 trong tháng 3 | =SUMIFS(SoCai[No],SoCai[TK],"642*",SoCai[Ngay],">="&DATE(2026,3,1),SoCai[Ngay],"<="&DATE(2026,3,31)) |
| COUNTIFS | Đánh dấu hoá đơn có thể bị nhập trùng (cùng số, cùng MST) | =COUNTIFS([SoHD],[@SoHD],[MST],[@MST])>1 |
| SUMPRODUCT | Tổng tiền hàng khi chỉ có cột số lượng và đơn giá | =SUMPRODUCT(PhieuNhap[SL],PhieuNhap[DonGia]) |
| SUBTOTAL | Tổng chỉ các dòng đang hiện sau khi lọc | =SUBTOTAL(9,SoCai[No]) |
Mẹo: điều kiện "642*" chỉ hoạt động khi cột tài khoản lưu dạng văn bản. Nếu cột là số, hãy tạo thêm cột TK cấp 1 bằng hàm LEFT ở nhóm D.
| Hàm | Tình huống | Công thức mẫu |
|---|---|---|
| XLOOKUP | Lấy tên nhà cung cấp theo MST, báo rõ khi không có | =XLOOKUP([@MST],DanhMucNCC[MST],DanhMucNCC[Ten],"Chưa có trong danh mục") |
| INDEX | Lấy giá trị theo vị trí, dùng cùng MATCH trên Excel đời cũ | =INDEX(BangGia[Gia],MATCH([@MaHang],BangGia[Ma],0)) |
| MATCH | Kiểm tra số hoá đơn có trong sổ chưa | =ISNUMBER(MATCH([@SoHD],SoCai[SoHD],0)) |
| FILTER | Liệt kê khách hàng nợ quá 30 ngày | =FILTER(CongNo,CongNo[NgayQuaHan]>30,"Không có") |
| UNIQUE | Lập danh sách mã khách hàng không trùng từ sổ chi tiết | =UNIQUE(SoChiTiet[MaKH]) |
| Hàm | Tình huống | Công thức mẫu |
|---|---|---|
| EOMONTH | Hạn nộp tờ khai GTGT theo tháng: ngày 20 tháng sau | =EOMONTH([@KyThue],0)+20 |
| EDATE | Ngày hết hạn hợp đồng thuê 12 tháng | =EDATE([@NgayBatDau],12) |
| NETWORKDAYS | Số ngày làm việc từ ngày hoá đơn đến hôm nay, trừ ngày lễ | =NETWORKDAYS([@NgayHD],TODAY(),NgayLe) |
| TODAY | Số ngày quá hạn của công nợ | =MAX(0,TODAY()-[@HanTT]) |
| Hàm | Tình huống | Công thức mẫu |
|---|---|---|
| TRIM | Bỏ khoảng trắng thừa khi dán diễn giải từ sao kê | =TRIM([@DienGiai]) |
| LEFT | Lấy tài khoản cấp 1 từ 6421 | =LEFT([@TK],3) |
| VALUE | Đổi số tiền đang ở dạng văn bản thành số | =VALUE(SUBSTITUTE([@SoTien],".","")) |
| TEXT | Tạo cột kỳ “03/2026” để tổng hợp theo tháng | =TEXT([@Ngay],"mm/yyyy") |
| TEXTJOIN | Gộp các số hoá đơn của một khách vào một ô | =TEXTJOIN(", ",TRUE,FILTER(HD[SoHD],HD[MaKH]=[@MaKH])) |
| Hàm | Tình huống | Công thức mẫu |
|---|---|---|
| ROUND | Làm tròn tiền thuế GTGT 10% đến đồng | =ROUND([@TienHang]*10%,0) |
| IFERROR | Tỷ suất lợi nhuận khi doanh thu bằng 0 | =IFERROR([@LoiNhuan]/[@DoanhThu],0) |
3. Tiết kiệm được bao nhiêu thời gian?
Lợi ích lớn nhất không nằm ở một lần tính, mà ở chỗ công thức dùng lại được tháng sau chỉ bằng cách dán dữ liệu mới vào Table.
Ví dụ minh hoạ, số phút giả định cho doanh nghiệp khoảng 300 nghiệp vụ/tháng; tháng đầu cần thêm thời gian dựng công thức.
Xem dạng bảng
| Lọc, cộng thủ công | Dùng hàm trên Table | |
|---|---|---|
| Tổng hợp chi phí theo tài khoản | 90 phút | 10 phút |
| Tìm hoá đơn nhập trùng | 60 phút | 5 phút |
| Lập danh sách nợ quá hạn | 45 phút | 5 phút |
| Làm sạch sao kê 300 dòng | 60 phút | 15 phút |
4. Nhờ trợ lý AI viết công thức an toàn
Trợ lý AI viết công thức khá tốt nếu bạn mô tả rõ cấu trúc bảng. Chỉ cần mô tả tên cột và dán vài dòng dữ liệu giả; không dán sổ cái, tên khách hàng hay số tài khoản thật lên công cụ AI công cộng.
| Việc cần | Câu lệnh mẫu |
|---|---|
| Viết công thức | “Tôi có Table tên SoCai, các cột Ngay, TK (văn bản), No, Co. Viết công thức Excel 365 tính tổng cột No của các TK bắt đầu bằng 642 trong tháng ở ô H1 (ô H1 là ngày đầu tháng). Giải thích từng đối số.” |
| Sửa lỗi | “Công thức =XLOOKUP(A2,NCC[MST],NCC[Ten]) trả về #N/A dù tôi thấy MST có trong danh mục. Liệt kê 5 nguyên nhân thường gặp và cách kiểm tra từng nguyên nhân.” |
| Đọc hiểu file cũ | “Giải thích công thức sau bằng tiếng Việt, từng bước: [dán công thức]. Công thức này có rủi ro gì khi thêm dòng mới?” |
Luôn thử công thức AI đưa ra trên vài dòng bạn tự tính tay được kết quả trước khi áp cho cả bảng.
5. Lộ trình học trong 4 tuần
- 1Tuần 1
Chuyển các sổ hay dùng sang Table; học SUMIFS, COUNTIFS, SUBTOTAL.
- 2Tuần 2
Thay VLOOKUP bằng XLOOKUP trong file đối chiếu; thêm FILTER, UNIQUE.
- 3Tuần 3
Dựng bảng theo dõi hạn nộp, công nợ với EOMONTH, EDATE, TODAY.
- 4Tuần 4
Làm sạch sao kê bằng TRIM, VALUE, TEXT; rà lại các IFERROR đang che lỗi.
Muốn đi sâu phần tra cứu, đọc XLOOKUP thay VLOOKUP trong đối chiếu kế toán. Khi phải gộp nhiều file tháng, chuyển sang Power Query cho kế toán sẽ nhanh hơn viết hàm.
Câu hỏi thường gặp
Nên học XLOOKUP hay INDEX/MATCH?
Nếu công ty dùng Excel 2021 hoặc Microsoft 365, ưu tiên XLOOKUP vì dễ đọc và có sẵn giá trị khi không tìm thấy. INDEX/MATCH vẫn cần biết để đọc file cũ hoặc dùng trên Excel đời trước.
Vì sao SUMIFS trả về 0 dù dữ liệu có?
Nguyên nhân hay gặp: số tiền đang ở dạng văn bản, cột tài khoản lẫn số và văn bản, hoặc điều kiện ngày so sánh với ngày dạng văn bản. Kiểm tra bằng hàm ISNUMBER trên vài ô.
Có nên dán file sổ sách lên AI để nhờ viết công thức?
Không nên dán dữ liệu thật lên công cụ AI công cộng. Chỉ mô tả cấu trúc cột và dùng vài dòng dữ liệu giả là đủ để AI viết công thức.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ doanh nghiệp tự làm báo cáo trên Excel không?
Khi dùng dịch vụ kế toán, doanh nghiệp nhận báo cáo theo kỳ và có thể yêu cầu dữ liệu xuất dạng Excel để tự phân tích thêm. Phạm vi cụ thể được thống nhất trong hợp đồng.
Để số liệu đúng ngay từ sổ sách
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán tại TP.HCM với dữ liệu sạch, dễ phân tích. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
