Nội dung bài viết
Dán bảng công nợ vào ChatGPT để nhờ viết email nhắc nợ nghe rất tiện, nhưng trong bảng có tên khách, số tiền, có khi cả số tài khoản. Bảo mật dữ liệu khi dùng ChatGPT hay bất kỳ trợ lý AI nào bắt đầu từ một thói quen: phân loại dữ liệu trước khi dán. Bài viết đưa ra bảng 3 mức mà ACCA Consulting Vietnam gợi ý cho kế toán viên.
1. Vì sao kế toán phải phân loại dữ liệu trước khi dùng AI?
Phòng kế toán giữ gần như toàn bộ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp: lương, giá vốn, công nợ, tài khoản ngân hàng, giấy tờ tuỳ thân của nhân viên. Khi đã gửi lên một dịch vụ bên ngoài, bạn khó kiểm soát dữ liệu đó được lưu ở đâu, bao lâu, ai xem được.
Phân loại giúp trả lời nhanh câu hỏi “cái này dán được không” mà không cần hỏi sếp mỗi lần. Ba mức là đủ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2. Bảng phân loại dữ liệu kế toán 3 mức
| Mức | Ví dụ trong kế toán | Cách xử lý với công cụ AI công cộng |
|---|---|---|
| Công khai | Văn bản pháp luật, mẫu biểu trống, báo cáo tài chính đã công bố, thông tin trên website công ty | Được dùng |
| Nội bộ | Cơ cấu chi phí theo nhóm, số liệu tổng hợp đã làm tròn, quy trình nội bộ, mẫu hợp đồng chưa điền | Chỉ dùng sau khi ẩn tên, mã số thuế; ưu tiên công cụ doanh nghiệp đã duyệt |
| Nhạy cảm | Bảng lương từng người, CCCD, số tài khoản, mật khẩu, chữ ký số, hợp đồng có giá cụ thể, danh sách khách hàng kèm doanh số | Không đưa lên công cụ AI công cộng |
Quy tắc khi phân vân: xếp lên mức cao hơn. Một bảng có lẫn 1 cột nhạy cảm thì cả bảng là nhạy cảm, trừ khi bạn xoá cột đó.
- Công khai15%
- Nội bộ55%
- Nhạy cảm30%
Ví dụ minh hoạ cho doanh nghiệp thương mại giả định; tỷ lệ thực tế tuỳ ngành và cách tổ chức dữ liệu.
Xem dạng bảng
| Công khai | 15% |
| Nội bộ | 55% |
| Nhạy cảm | 30% |
Ví dụ trên cho thấy phần lớn dữ liệu thuộc mức nội bộ. Đây chính là vùng dùng AI được nhiều nhất nếu biết ẩn danh hoá, kỹ thuật được hướng dẫn trong bài ẩn danh hoá dữ liệu kế toán trước khi dùng AI.
3. Viết lại câu lệnh cho an toàn: trước và sau
| Không nên | Nên |
|---|---|
| Dán bảng công nợ có tên khách và số tài khoản, nhờ viết email nhắc nợ | Viết email nhắc khoản quá hạn [số ngày] ngày, số tiền [X], gửi khách [Tên KH]; tự điền thông tin thật sau |
| Dán bảng lương 20 người nhờ kiểm tra công thức thuế TNCN | Tạo 3 dòng lương giả định với số tròn, nhờ AI kiểm tra công thức rồi áp vào file thật |
| Chụp hợp đồng có giá, tên đối tác nhờ tóm tắt | Che tên, giá trị trước khi nhờ tóm tắt điều khoản thanh toán |
| Dán sao kê ngân hàng nhờ phân loại giao dịch | Xoá cột số tài khoản, thay tên đối tác bằng mã trước khi gửi |
4. Bảo mật dữ liệu khi dùng ChatGPT: tài khoản cá nhân hay gói doanh nghiệp?
Nhiều nhà cung cấp AI có điều khoản riêng cho tài khoản cá nhân và cho gói dành cho tổ chức. Điều khoản thay đổi theo thời gian, nên đừng dựa vào lời truyền miệng. Hãy đọc văn bản hiện hành và trả lời các câu hỏi dưới đây trước khi cho phép dùng trong công việc.
| Câu hỏi | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Nội dung trò chuyện có được dùng để huấn luyện mô hình không, tắt bằng cách nào? | Quyết định dữ liệu có thể rời khỏi phạm vi cuộc trò chuyện |
| Lịch sử trò chuyện được lưu bao lâu? | Ảnh hưởng thời gian dữ liệu tồn tại bên ngoài công ty |
| Quản trị viên công ty có quản lý được tài khoản nhân viên không? | Khi nhân viên nghỉ việc, công ty có thu hồi được không |
| Có cam kết bảo mật trong hợp đồng ký với tổ chức không? | Là căn cứ khi có sự cố |
Kể cả khi dùng gói doanh nghiệp, dữ liệu nhạy cảm vẫn nên được hạn chế tối đa. Quy định chi tiết nên được ghi trong quy chế sử dụng AI của công ty.
5. Kiểm tra 5 giây trước khi bấm gửi
- Có tên người, CCCD, số điện thoại, địa chỉ cá nhân không?
- Có số tài khoản, mật khẩu, mã OTP, thông tin chữ ký số không?
- Có tên khách hàng, nhà cung cấp kèm giá hoặc doanh số không?
- Có số liệu chưa công bố mà đối thủ muốn biết không?
- Nếu dữ liệu này xuất hiện công khai, công ty có bị ảnh hưởng không?
Một câu “có” là dừng lại để ẩn danh hoá hoặc dùng công cụ nội bộ. Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, sự cố thường đến từ ảnh chụp màn hình và tệp đính kèm, vì người dùng ít để ý chi tiết trong đó hơn so với văn bản gõ tay.
Câu hỏi thường gặp
Dán số liệu tổng hợp đã làm tròn có an toàn không?
Thường thuộc mức nội bộ và có thể dùng với công cụ đã được duyệt nếu không kèm tên khách hàng, nhà cung cấp hay thông tin cá nhân.
Tắt lịch sử trò chuyện có đủ an toàn không?
Giúp giảm rủi ro nhưng không thay thế việc phân loại dữ liệu. Dữ liệu nhạy cảm vẫn không nên đưa lên công cụ AI công cộng.
Lỡ dán bảng lương lên AI thì làm gì?
Xoá cuộc trò chuyện, báo ngay cho người phụ trách theo quy chế nội bộ và ghi nhận sự cố để rút kinh nghiệm, đồng thời rà soát quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xây quy trình bảo mật dữ liệu kế toán không?
Trong phạm vi dịch vụ kế toán, ACCA hỗ trợ phân quyền chứng từ, quy trình gửi nhận dữ liệu và gợi ý phân loại dữ liệu kế toán cho doanh nghiệp.
Giao sổ sách cho đơn vị có quy trình bảo mật rõ ràng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán tại TP.HCM và làm việc từ xa, trao đổi rõ quy trình gửi nhận chứng từ ngay từ đầu.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
