Nội dung bài viết
Nhà bán hàng trên sàn thường chỉ nhìn số tiền rút về tài khoản, trong khi sổ sách cần biết doanh thu thật, từng loại phí và hoá đơn đã xuất cho mỗi đơn. Thiếu bước đối soát doanh thu sàn TMĐT, doanh thu kê khai dễ lệch với dữ liệu sàn mà cơ quan thuế có thể đối chiếu. Bài viết hướng dẫn quy trình và mẫu file đối soát theo tháng mà ACCA Consulting Vietnam dùng cho khách hàng kinh doanh trên sàn.
1. Tải và đọc báo cáo quyết toán của sàn
Các sàn đều có khu vực tài chính trong trang quản lý người bán, nơi xuất được báo cáo doanh thu, báo cáo thanh toán theo đơn và lịch sử giao dịch số dư. Tên gọi và cột dữ liệu khác nhau giữa các sàn và có thể thay đổi theo thời gian, nên trước mỗi kỳ, hãy kiểm tra lại cấu trúc file trước khi dán vào mẫu đối soát.
| Nhóm dữ liệu | Ý nghĩa | Cách ghi nhận gợi ý |
|---|---|---|
| Giá trị hàng theo giá bán | Tổng tiền hàng của đơn trước giảm giá | Cơ sở đối chiếu doanh thu |
| Voucher, giảm giá người bán tài trợ | Phần giảm giá doanh nghiệp chịu | Thống nhất cách thể hiện trên hoá đơn với kế toán |
| Voucher, trợ giá do sàn tài trợ | Phần sàn chịu, người bán vẫn nhận đủ | Không làm giảm tiền người bán nhận |
| Phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ | Các khoản sàn cấn trừ | Chi phí bán hàng, cần hoá đơn của sàn |
| Phí vận chuyển | Người mua trả, sàn trợ giá hoặc người bán chịu | Tách riêng phần người bán chịu |
| Hoàn tiền, trả hàng | Đơn bị trả lại sau khi đã ghi nhận | Điều chỉnh doanh thu và hoá đơn tương ứng |
2. Mẫu file đối soát doanh thu sàn TMĐT theo tháng
Một file đối soát tháng nên có 4 sheet: BaoCaoSan (dán nguyên file sàn), HoaDon (danh sách hoá đơn điện tử đã xuất trong kỳ), SaoKe (các khoản rút về tài khoản ngân hàng) và TongHop. Sheet tổng hợp đi từ doanh thu đến tiền thực nhận như ví dụ dưới đây.
| Khoản mục | Số tiền (đồng) | Nguồn |
|---|---|---|
| Giá trị hàng theo giá bán | 300.000.000 | BaoCaoSan |
| Giảm giá do người bán tài trợ | -15.000.000 | BaoCaoSan |
| Giá trị hàng sau giảm giá người bán | 285.000.000 | Khớp tổng hoá đơn đã xuất |
| Phí cố định | -17.100.000 | BaoCaoSan |
| Phí thanh toán | -5.700.000 | BaoCaoSan |
| Phí dịch vụ, khuyến mãi | -8.550.000 | BaoCaoSan |
| Hoàn tiền đơn trả hàng | -6.000.000 | BaoCaoSan |
| Thực nhận theo báo cáo sàn | 247.650.000 | Tính toán |
| Đã rút về tài khoản ngân hàng | 240.000.000 | SaoKe |
| Số dư còn trên tài khoản người bán của sàn | 7.650.000 | Khớp số dư cuối kỳ trên sàn |
- Phí cố định17,1 triệu đồng
- Phí thanh toán5,7 triệu đồng
- Phí dịch vụ, khuyến mãi8,6 triệu đồng
- Hoàn tiền đơn trả6 triệu đồng
Ví dụ minh hoạ, tổng 37,35 triệu đồng. Mức phí thực tế theo chính sách từng sàn tại thời điểm bán.
Xem dạng bảng
| Phí cố định | 17,1 triệu đồng |
| Phí thanh toán | 5,7 triệu đồng |
| Phí dịch vụ, khuyến mãi | 8,6 triệu đồng |
| Hoàn tiền đơn trả | 6 triệu đồng |
Đọc biểu đồ này mỗi tháng giúp chủ shop thấy phí thực tế chiếm bao nhiêu trên doanh thu, từ đó tính lại giá bán và ngân sách khuyến mãi, thay vì chỉ nhìn số tiền rút về.
3. Quy trình khớp với hoá đơn và tiền về
- 1Chốt kỳ
Tải báo cáo sàn theo đúng ngày đầu – cuối tháng, cùng tiêu chí với hoá đơn đã xuất.
- 2Khớp đơn – hoá đơn
Ghép theo mã đơn hàng; liệt kê đơn hoàn tất chưa xuất hoá đơn và hoá đơn của đơn đã huỷ.
- 3Tách phí
Cộng từng loại phí, đối chiếu với hoá đơn phí do sàn xuất cho người bán.
- 4Khớp tiền về
Tổng các lần rút trong sao kê cộng số dư cuối kỳ trên sàn phải bằng thực nhận cộng số dư đầu kỳ.
- 5Ghi sổ, lưu hồ sơ
Ghi doanh thu, chi phí phí sàn, khoản phải thu sàn; lưu file đối soát cùng chứng từ tháng.
Với lượng đơn lớn, việc xuất hoá đơn theo lô từ dữ liệu sàn sẽ nhẹ hơn nhiều, xem xuất hoá đơn điện tử hàng loạt. Nếu bạn còn bán qua website với ví điện tử và COD, hãy gộp chung khung với bài đối soát doanh thu qua ví điện tử, cổng thanh toán.
4. Câu lệnh AI và tự động hoá phù hợp nhà bán hàng
Phần tốn công nhất là ghép mã đơn giữa ba sheet. Trợ lý AI viết công thức và mã Power Query rất nhanh nếu bạn mô tả tên cột. Chỉ đưa tiêu đề cột và dữ liệu giả, không tải báo cáo thật chứa tên, số điện thoại, địa chỉ người mua lên công cụ AI công cộng.
| Việc | Câu lệnh mẫu |
|---|---|
| Tổng hợp phí theo loại | Sheet BaoCaoSan có các cột MaDon, PhiCoDinh, PhiThanhToan, PhiDichVu. Viết công thức tổng từng loại phí theo tháng ở cột NgayHoanTat. |
| Đơn chưa xuất hoá đơn | Viết công thức liệt kê MaDon có trạng thái Hoàn tất ở sheet BaoCaoSan nhưng không có trong cột MaDon sheet HoaDon. |
| Gộp file nhiều sàn | Viết hướng dẫn Power Query gộp báo cáo của 2 sàn có tên cột khác nhau về một bảng chung gồm MaDon, Ngay, GiaTri, Phi, ThucNhan. |
| Phân tích phí | Từ bảng tổng hợp phí 6 tháng (dữ liệu giả kèm theo), đề xuất 3 cách giảm tỷ lệ phí trên doanh thu. |
5. Lỗi thường gặp khi đối soát sàn
- Không dùng số tiền rút về làm doanh thu
- Không bỏ quên đơn hoàn tất cuối tháng nhưng tiền về tháng sau
- Đã điều chỉnh hoá đơn cho đơn trả hàng sau khi xuất
- Đã nhận đủ hoá đơn phí từ sàn để chi phí được trừ
- Số dư trên tài khoản người bán của sàn được theo dõi như một khoản phải thu
Đối soát đều đặn mỗi tháng sẽ nhẹ hơn rất nhiều so với dựng lại cả năm khi chuẩn bị quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Doanh thu bán trên sàn ghi theo số nào?
Ghi theo giá trị hàng bán cho người mua theo hoá đơn, không phải số tiền sàn chuyển về. Phí sàn là chi phí, ghi riêng và cần hoá đơn của sàn.
Voucher do sàn tài trợ có làm giảm doanh thu không?
Thường người bán vẫn nhận đủ phần sàn tài trợ, nên không làm giảm tiền nhận. Cách thể hiện trên hoá đơn nên được kế toán xác định theo quy định hiện hành và chứng từ của sàn.
Bán trên nhiều sàn có cần file đối soát riêng?
Nên giữ sheet báo cáo riêng cho từng sàn vì cấu trúc khác nhau, nhưng dùng chung một sheet tổng hợp để nhìn toàn bộ doanh thu, phí và tiền về.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ nhà bán hàng trên sàn TMĐT không?
Có. Với dịch vụ kế toán TP.HCM và làm việc từ xa toàn quốc, ACCA Consulting VN đối soát doanh thu sàn, đối chiếu hoá đơn và tiền về, ghi sổ và kê khai thuế cho doanh nghiệp bán hàng trực tuyến.
Doanh thu trên sàn và trên sổ đang lệch nhau?
ACCA Consulting Vietnam rà soát báo cáo sàn, hoá đơn và sao kê để đưa số liệu về khớp. Liên hệ để được kiểm tra sơ bộ miễn phí.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp