Nội dung bài viết
Nhiều doanh nghiệp mua phần mềm, đăng ký nền tảng tự động hoá, rồi phát hiện quy trình cũ vẫn rối như trước, chỉ là rối trên máy. Bước nên làm đầu tiên là vẽ bản đồ quy trình kế toán: ai làm gì, chuyển cho ai, chờ bao lâu. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách vẽ, cách tìm bước thừa và minh hoạ bằng quy trình mua hàng – thanh toán.
1. Vì sao phải vẽ quy trình trước khi mua công cụ
Tự động hoá một bước thừa vẫn là bước thừa, chỉ chạy nhanh hơn. Bản đồ quy trình giúp bạn trả lời ba câu hỏi trước khi chi tiền: bước nào nên bỏ, bước nào nên gộp, và bước nào mới thực sự nên tự động. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, chỉ riêng việc vẽ ra đã giúp doanh nghiệp nhận ra nhiều lần chuyển tay không cần thiết.
| Cấp độ | Câu hỏi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Loại bỏ | Bước này có tạo giá trị hay chỉ là thói quen? | Bỏ việc in phiếu ra giấy để ký rồi scan lại |
| Chuẩn hoá | Mọi người có làm cùng một cách không? | Một mẫu đề nghị thanh toán, một quy tắc đặt tên file |
| Tự động hoá | Bước lặp lại, có quy tắc rõ, khối lượng lớn? | Tự lưu hoá đơn từ email, tự khớp sao kê |
2. Cách vẽ bản đồ quy trình kế toán hiện trạng
Bạn không cần phần mềm chuyên dụng. Giấy dán, bảng trắng hoặc công cụ vẽ sơ đồ trực tuyến đều được. Dạng dễ dùng nhất là sơ đồ làn bơi (swimlane): mỗi bộ phận một làn ngang, các bước xếp theo thời gian từ trái sang phải.
- 1Chọn một quy trình
Bắt đầu với quy trình gây phiền nhất, ví dụ mua hàng – thanh toán.
- 2Xác định điểm đầu, điểm cuối
Ví dụ: từ lúc phát sinh nhu cầu mua đến lúc chứng từ được lưu.
- 3Phỏng vấn người làm thật
Hỏi người trực tiếp làm, không chỉ hỏi quản lý; ghi lại cả “đường tắt” không chính thức.
- 4Vẽ theo làn bơi
Mỗi bộ phận một làn, mỗi bước một ô, mũi tên chỉ hướng chuyển.
- 5Ghi thời gian
Ghi thời gian làm và thời gian chờ của từng bước.
- 6Đánh dấu vấn đề
Tô màu bước chờ lâu, bước làm lại, bước nhập liệu trùng.
Vẽ đúng thực tế, không vẽ theo quy định trên giấy. Nếu thực tế kế toán phải nhắn tin hỏi lại ba lần mới đủ chứng từ, hãy vẽ cả ba lần đó.
3. Tìm điểm thắt cổ chai và bước thừa
Khi đã có bản đồ, hãy đi qua từng bước với bộ câu hỏi dưới đây. Mỗi câu “có” là một cơ hội cải tiến.
- Dữ liệu này có bị nhập lại lần thứ hai ở bộ phận khác không?
- Bước này chờ một người duy nhất, nếu người đó vắng thì cả quy trình dừng?
- Có bước duyệt nào chỉ “ký cho có” vì người duyệt không có thông tin để kiểm tra?
- Chứng từ có bị in ra rồi scan lại không?
- Có bước nào thường bị trả lại vì thiếu thông tin đầu vào?
- Có thông tin nào được hỏi qua chat thay vì có sẵn trên form?
- Ai biết phiếu đang ở bước nào mà không cần đi hỏi?
Khi cần trợ lý AI hỗ trợ phân tích, hãy mô tả quy trình bằng vai trò và bước, không dán tên nhà cung cấp hay số tiền thật:
| Mục đích | Câu lệnh mẫu |
|---|---|
| Chuẩn hoá mô tả | “Đây là mô tả quy trình mua hàng của tôi [dán mô tả bước]. Chuyển thành bảng: bước, người làm, đầu vào, đầu ra, thời gian chờ.” |
| Tìm lãng phí | “Từ bảng trên, chỉ ra bước nhập liệu trùng, bước chờ, bước duyệt không có thông tin kiểm tra.” |
| Đề xuất quy trình mới | “Đề xuất quy trình tinh gọn hơn, giữ nguyên nguyên tắc người lập và người duyệt tách biệt.” |
4. Ví dụ: quy trình mua hàng – thanh toán trước và sau
Ví dụ minh hoạ dưới đây là một công ty thương mại 20 người. Quy trình hiện trạng có 11 bước, trong đó 4 bước là in, scan, nhập lại dữ liệu. Sau khi tinh gọn còn 7 bước, chưa cần mua thêm công cụ nào.
| Hiện trạng | Sau tinh gọn |
|---|---|
| Nhân viên nhắn Zalo xin mua hàng | Điền form đề nghị mua có ngân sách |
| Mua hàng gọi 3 nhà cung cấp, báo giá gửi qua chat | Báo giá đính kèm thẳng vào form |
| In đề nghị, trình ký giám đốc | Duyệt trên form theo hạn mức |
| Kế toán nhập lại thông tin vào sổ theo dõi | Form tự ghi vào bảng theo dõi |
| Hoá đơn gửi email cá nhân của mua hàng | Hoá đơn gửi về hộp thư chung kế toán |
| In hoá đơn, kẹp phiếu, scan lưu | Lưu file gốc theo mã phiếu |
| Kế toán nhắn hỏi đã nhận hàng chưa | Kho xác nhận nhận hàng trên form |
Ví dụ minh hoạ cho một doanh nghiệp thương mại 20 người; chưa dùng thêm công cụ tự động hoá.
Xem dạng bảng
| Hiện trạng | Sau tinh gọn | |
|---|---|---|
| Số bước | 11 | 7 |
| Số lần chuyển tay | 8 | 4 |
| Số lần nhập liệu trùng | 3 | 0 |
| Thời gian chờ trung bình (ngày) | 5 | 2 |
Chỉ sau bước tinh gọn này, doanh nghiệp mới chọn tự động hoá hai điểm: lưu hoá đơn từ email và số hoá đề nghị thanh toán. Phạm vi nhỏ, rõ, dễ đo hiệu quả.
5. Sau khi vẽ xong: biến bản đồ thành quy định
- Viết lại quy trình mới thành một trang, có sơ đồ và bảng trách nhiệm.
- Thống nhất mẫu biểu và nơi lưu chứng từ duy nhất.
- Chạy thử 1 tháng, đo lại thời gian chờ và số lần trả lại.
- Chỉ sau đó mới chọn công cụ, xem quy trình nào nên tự động hoá.
- Định kỳ 6 tháng xem lại bản đồ vì quy trình thay đổi theo quy mô.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần vẽ bản đồ quy trình không?
Có, nhưng đơn giản thôi. Một tờ giấy với các bước và người làm đã đủ để thấy chỗ chờ, chỗ nhập trùng. Doanh nghiệp càng nhỏ, càng dễ sửa ngay.
Nên vẽ quy trình nào trước?
Chọn quy trình lặp lại nhiều nhất và gây phàn nàn nhiều nhất, thường là mua hàng – thanh toán, thu tiền – công nợ hoặc tính lương.
Ai nên tham gia vẽ quy trình?
Người trực tiếp làm từng bước, kế toán và một người quản lý có quyền quyết định thay đổi. Thiếu người làm thật, bản đồ sẽ chỉ là quy trình trên giấy.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát quy trình kế toán không?
Có. ACCA Consulting VN rà soát quy trình chứng từ, đối chiếu, báo cáo và góp ý điểm cần chuẩn hoá cho khách hàng; kiểm tra sơ bộ sổ sách được miễn phí.
Muốn biết quy trình kế toán của bạn đang nghẽn ở đâu?
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM và rà soát sổ sách, kiểm tra sơ bộ miễn phí. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
