Nội dung bài viết
Hoá đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp, và trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp với gói giá, tính năng khác nhau. Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử chỉ dựa vào giá gói đầu tiên thường dẫn đến chi phí ẩn khi mở rộng hoặc khi cần tích hợp phần mềm kế toán. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đưa ra 10 tiêu chí và bảng chấm điểm trống để doanh nghiệp tự so sánh các phương án.
1. Vì sao cần tiêu chí khi chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử bắt buộc theo NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025. Giải pháp hoá đơn gắn với doanh nghiệp nhiều năm: dữ liệu hoá đơn, mẫu hoá đơn, kết nối phần mềm bán hàng và kế toán đều nằm ở đó. Đổi nhà cung cấp giữa chừng tốn công chuyển dữ liệu, đăng ký lại và đào tạo lại nhân viên.
Vì vậy hãy chọn bằng tiêu chí viết sẵn, chấm điểm có trọng số, thay vì so một con số giá. Bài viết không xếp hạng nhà cung cấp cụ thể; bạn tự điền thông tin từ báo giá và buổi demo thực tế.
2. Mười tiêu chí đánh giá
| # | Tiêu chí | Câu hỏi cần hỏi |
|---|---|---|
| 1 | Giá theo gói | Gói tính theo số hoá đơn hay theo thời gian? Hoá đơn chưa dùng hết có được bảo lưu không? |
| 2 | Chi phí khởi tạo, gia hạn | Có phí khởi tạo, phí thiết kế mẫu, phí gia hạn hằng năm không? |
| 3 | Mẫu hoá đơn | Có tuỳ chỉnh logo, song ngữ, nhiều thuế suất trên một hoá đơn không? |
| 4 | API, tích hợp | Có API hoặc kết nối sẵn với phần mềm kế toán, bán hàng đang dùng không? Có tài liệu kỹ thuật không? |
| 5 | Xuất hàng loạt | Có lập hoá đơn hàng loạt từ file Excel không? |
| 6 | Xử lý sai sót | Phần mềm hỗ trợ những nghiệp vụ điều chỉnh, thay thế, thông báo nào? |
| 7 | Hỗ trợ kỹ thuật | Giờ hỗ trợ, kênh hỗ trợ, có hỗ trợ ngoài giờ sát hạn kê khai không? |
| 8 | Lưu trữ, tra cứu | Dữ liệu lưu bao lâu, có xuất toàn bộ XML/PDF khi ngừng dịch vụ không? |
| 9 | Bảo mật, phân quyền | Có phân quyền người lập, người ký; xác thực hai lớp; nhật ký thao tác không? |
| 10 | Ký số | Hỗ trợ ký bằng token, HSM hay ký số từ xa? |
Tiêu chí 8 thường bị bỏ qua nhưng quan trọng nhất về lâu dài: chứng từ kế toán dùng ghi sổ, lập báo cáo tài chính phải lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Hãy yêu cầu nhà cung cấp ghi rõ trong hợp đồng cách bàn giao dữ liệu khi chấm dứt dịch vụ.
3. Bảng chấm điểm trống để doanh nghiệp tự so sánh
| Tiêu chí | Trọng số | Phương án A | Phương án B | Phương án C |
|---|---|---|---|---|
| Giá theo gói | 15% | … | … | … |
| Chi phí khởi tạo, gia hạn | 10% | … | … | … |
| Mẫu hoá đơn | 5% | … | … | … |
| API, tích hợp | 15% | … | … | … |
| Xuất hàng loạt | 10% | … | … | … |
| Xử lý sai sót | 10% | … | … | … |
| Hỗ trợ kỹ thuật | 10% | … | … | … |
| Lưu trữ, tra cứu | 10% | … | … | … |
| Bảo mật, phân quyền | 10% | … | … | … |
| Ký số | 5% | … | … | … |
| Tổng điểm có trọng số | 100% | … | … | … |
- Chi phí (1–2)25%
- Kỹ thuật, tích hợp (3–5)30%
- Vận hành, hỗ trợ (6–7)20%
- Bảo mật, lưu trữ, ký số (8–10)25%
Ví dụ minh hoạ: doanh nghiệp thương mại giả định đang dùng phần mềm bán hàng nên đặt trọng số tích hợp cao; hãy điều chỉnh theo nhu cầu riêng.
Xem dạng bảng
| Chi phí (1–2) | 25% |
| Kỹ thuật, tích hợp (3–5) | 30% |
| Vận hành, hỗ trợ (6–7) | 20% |
| Bảo mật, lưu trữ, ký số (8–10) | 25% |
Doanh nghiệp dịch vụ ít hoá đơn có thể tăng trọng số giá và hỗ trợ; doanh nghiệp bán lẻ nhiều giao dịch nên tăng trọng số API và xuất hàng loạt.
4. Quy trình lựa chọn trong 2 tuần
- Ngày 1–2
Ước lượng số hoá đơn/năm, liệt kê phần mềm cần kết nối, chốt trọng số.
- Ngày 3–5
Gửi cùng một bộ câu hỏi cho 3 nhà cung cấp, nhận báo giá bằng văn bản.
- Ngày 6–9
Xem demo, thử lập hoá đơn mẫu, thử kết nối nếu có môi trường thử.
- Ngày 10–12
Chấm điểm độc lập (kế toán và người phụ trách kỹ thuật), so kết quả.
- Ngày 13–14
Đọc hợp đồng: điều khoản dữ liệu, bàn giao khi chấm dứt, cam kết hỗ trợ.
5. Dùng AI để so sánh báo giá nhanh hơn
Báo giá của mỗi bên trình bày một kiểu, khó so trực tiếp. Trợ lý AI có thể giúp chuẩn hoá, với điều kiện bạn xoá thông tin liên hệ, mã số thuế doanh nghiệp và chỉ đưa phần nội dung gói giá. Không gửi tài khoản, mật khẩu hay dữ liệu hoá đơn đã phát hành.
| Mục đích | Câu lệnh mẫu |
|---|---|
| Bộ câu hỏi | “Soạn 15 câu hỏi gửi nhà cung cấp hoá đơn điện tử, nhóm theo giá, tích hợp, hỗ trợ, lưu trữ dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng.” |
| Chuẩn hoá báo giá | “Đưa 3 báo giá sau về cùng bảng: phí khởi tạo, giá theo số lượng hoá đơn, phí gia hạn, tổng chi phí 3 năm cho 2.000 hoá đơn/năm.” |
| Đọc hợp đồng | “Liệt kê các điều khoản cần kiểm tra trong hợp đồng thuê phần mềm hoá đơn liên quan đến quyền sở hữu và bàn giao dữ liệu.” |
Ví dụ minh hoạ: số liệu giả định để minh hoạ cách tính tổng chi phí, không phải giá của nhà cung cấp nào.
Xem dạng bảng
| Phương án A – giá gói thấp, phí gia hạn cao | 6,6 triệu đ |
| Phương án B – giá gói trung bình, không phí gia hạn | 5,4 triệu đ |
| Phương án C – thuê bao theo năm | 7,2 triệu đ |
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện chi phí tích hợp và phí gia hạn sau năm đầu. Tính tổng chi phí 3 năm ngay từ đầu giúp tránh bất ngờ. Xem thêm xuất hoá đơn hàng loạt qua Excel, API và điều khoản dữ liệu trong hợp đồng phần mềm.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chọn nhà cung cấp hoá đơn cùng hệ với phần mềm kế toán?
Thường thuận tiện vì dữ liệu đồng bộ sẵn. Tuy nhiên vẫn nên chấm điểm như các phương án khác, đặc biệt về giá gia hạn và khả năng xuất dữ liệu khi muốn đổi.
Đổi nhà cung cấp hoá đơn điện tử có phức tạp không?
Cần đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn theo hướng dẫn hiện hành, thiết lập mẫu mới và lưu trữ đầy đủ dữ liệu hoá đơn cũ. Nên đổi vào đầu kỳ để dễ theo dõi.
Doanh nghiệp mới thành lập nên mua gói bao nhiêu hoá đơn?
Ước lượng theo kế hoạch bán hàng năm đầu và chọn gói nhỏ có thể mua thêm. Hỏi rõ hoá đơn chưa dùng hết có được bảo lưu khi gia hạn không.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ doanh nghiệp chọn nhà cung cấp hoá đơn điện tử không?
ACCA hỗ trợ xác định nhu cầu, soạn bộ câu hỏi và cùng doanh nghiệp đánh giá phương án ở góc độ kế toán, thuế. ACCA không xếp hạng hay nhận thay doanh nghiệp quyết định nhà cung cấp.
Hoá đơn và kế toán chạy cùng một nhịp
ACCA Consulting VN giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình hoá đơn điện tử, ghi sổ và kê khai thuế với dịch vụ kế toán trọn gói, bảng giá công khai.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
