Chi phí phải trả (trích trước) 335: khi nào trích, khi nào hoàn nhập

Ngày 31/12, tiền điện tháng 12 đã dùng, lãi vay đã phát sinh, xe vận chuyển đã chạy, nhưng hoá đơn chưa về. Nếu không ghi nhận, lợi nhuận năm bị phóng đại còn năm sau gánh chi phí không phải của mình. Chi phí phải trả trích trước trên TK 335 giải quyết việc này. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam trình bày khi nào được trích, căn cứ cần có và cách hoàn nhập phần chênh.

1. Bản chất của chi phí phải trả trích trước

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, TK 335 dùng để ghi nhận các khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ (đã nhận hàng hoá, dịch vụ hoặc nghĩa vụ đã hình thành) nhưng chưa chi trả do chưa có hoá đơn hoặc chưa đủ hồ sơ. Điểm khác với dự phòng: số tiền và thời điểm phải trả đã khá chắc chắn, chỉ còn chờ chứng từ.

• Nên trích: điện, nước, internet của tháng cuối kỳ; lãi vay đã phát sinh nhưng trả cuối hạn; dịch vụ vận chuyển, gia công đã hoàn thành có biên bản; chi phí sửa chữa lớn có kế hoạch; lương tháng 13 có quy chế.
• Không nên trích: khoản chưa phát sinh nghĩa vụ, ước tính không có căn cứ, hoặc trích để “làm đẹp” lợi nhuận giữa các năm.

Khác với chi phí trả trước (đã chi tiền, chờ phân bổ), chi phí phải trả là đã có chi phí, chưa chi tiền. Hai tài khoản đối xứng nhau; xem thêm bài chi phí trả trước 242.

2. Ví dụ trích trước cuối năm

Giả định (ví dụ minh hoạ): Công ty G khoá sổ năm tại 31/12. Số liệu chưa gồm thuế GTGT; thuế GTGT đầu vào hạch toán khi nhận hoá đơn.

• Điện nước tháng 12 ước tính theo chỉ số công tơ: 18.000.000đ (bộ phận quản lý).
• Khoản vay 1 tỷ đồng từ 01/10, lãi suất giả định 9%/năm, trả lãi 6 tháng một lần vào 31/03 năm sau: lãi mỗi tháng 7.500.000đ.
• Phí vận chuyển hàng bán tháng 12 theo bảng kê đã đối chiếu với nhà xe: 25.000.000đ, hoá đơn xuất tháng 1.

3. Khi nào hoàn nhập và ghi vào đâu

Khi có chứng từ thực tế, kế toán tất toán số đã trích trên TK 335. Nếu số trích lớn hơn thực tế, phần chênh được hoàn nhập, ghi giảm chính khoản mục chi phí đã trích (hoặc thu nhập khác tuỳ bản chất và quy định). Nếu thực tế lớn hơn, ghi bổ sung chi phí kỳ phát sinh hoá đơn. Với sửa chữa lớn trích trước theo kế hoạch, cuối niên độ cần so sánh tổng trích với chi thực tế để xử lý phần chênh.

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, số dư TK 335 “treo” nhiều năm không tất toán là lỗi rất hay gặp khi nhận bàn giao sổ sách. Khoản treo này vừa làm sai nợ phải trả, vừa dễ bị loại khi quyết toán thuế.

4. Lịch xử lý trích trước quanh kỳ khoá sổ

5. Lưu ý khi quyết toán thuế

Nguyên tắc kế toán và nguyên tắc thuế không luôn trùng nhau. Khoản trích trước không có căn cứ, hoặc đến thời điểm quyết toán vẫn chưa có hoá đơn, chứng từ hợp lệ, cần xem xét điều chỉnh khi tính thu nhập chịu thuế theo quy định hiện hành. Lương tháng 13 trích trước có điều kiện riêng, xem bài hạch toán lương tháng 13.

Câu hỏi thường gặp