Nội dung bài viết
Khi kế toán nghỉ việc hoặc doanh nghiệp đổi đơn vị làm sổ, một biên bản sơ sài có thể khiến bạn mất chứng từ, mất quyền truy cập hoặc không biết việc nào đang dở. Bài này đưa ra danh mục bàn giao hồ sơ kế toán đầy đủ, cách bàn giao an toàn tài khoản và chữ ký số, kèm mô tả biên bản mẫu. Danh mục do đội ngũ ACCA Consulting Vietnam sử dụng khi tiếp nhận hồ sơ khách hàng.
1. Vì sao bàn giao hồ sơ kế toán phải có biên bản
Biên bản xác định ai đang giữ gì vào ngày nào. Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình hay kiểm toán xin chứng từ, doanh nghiệp biết ngay hồ sơ nằm ở đâu. Biên bản cũng giúp phân định trách nhiệm: sai sót phát sinh trước ngày bàn giao thuộc phạm vi người cũ cần giải thích, sau ngày đó thuộc người mới.
Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Vì vậy bàn giao không chỉ là kỳ hiện tại mà cả kho lưu trữ các năm trước.
2. Danh mục bàn giao theo 5 nhóm
| Nhóm | Nội dung chính | Hình thức kiểm tra |
|---|---|---|
| Chứng từ gốc | Hoá đơn đầu vào, đầu ra; phiếu thu chi; hợp đồng; bảng lương; chứng từ ngân hàng | Đếm theo tháng, đối chiếu với danh sách trên phần mềm |
| File sổ và báo cáo | Dữ liệu phần mềm kế toán, sổ cái, BCTC, bảng tính phụ | Mở thử file, kiểm tra số dư cuối kỳ |
| Tờ khai và thông báo thuế | Tờ khai đã nộp, giấy nộp tiền, thông báo của cơ quan thuế | Đối chiếu với tra cứu trên cổng thuế |
| Quyền truy cập | Phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, cổng thuế, ngân hàng điện tử, chữ ký số | Doanh nghiệp đổi mật khẩu ngay sau bàn giao |
| Việc dở dang | Tờ khai sắp đến hạn, công nợ cần xác nhận, giải trình đang chờ | Lập danh sách có hạn xử lý |
Ví dụ minh hoạ cho doanh nghiệp thương mại nhỏ; số đầu mục thực tế tuỳ ngành nghề.
Xem dạng bảng
| Chứng từ gốc | 9 mục |
| File sổ và báo cáo | 6 mục |
| Tờ khai, thông báo thuế | 5 mục |
| Quyền truy cập | 6 mục |
| Việc dở dang | 4 mục |
3. Bàn giao tài khoản và chữ ký số an toàn
Nhiều doanh nghiệp để kế toán giữ toàn bộ mật khẩu. Khi bàn giao, nguyên tắc là quyền truy cập thuộc về doanh nghiệp, người làm kế toán chỉ được cấp quyền sử dụng.
- Không ghi mật khẩu vào biên bản. Biên bản chỉ ghi tên hệ thống, tên đăng nhập và xác nhận đã đổi mật khẩu.
- Chữ ký số (token) giao tận tay, ghi số serial và thời hạn hiệu lực.
- Đổi mật khẩu cổng thuế, hoá đơn điện tử, ngân hàng điện tử ngay trong ngày, do người đại diện doanh nghiệp thực hiện.
- Xoá tài khoản người dùng của người cũ trên phần mềm kế toán, không chỉ đổi mật khẩu chung.
- Kiểm tra email nhận thông báo thuế, hoá đơn: chuyển về email của doanh nghiệp.
4. Xử lý số dư phát sinh khi bàn giao
Kiểm quỹ và đối chiếu tạm ứng thường phát hiện chênh lệch. Cần ghi nhận ngay, không để người mới 'gánh' số dư không rõ nguồn gốc. Ví dụ:
| Nghiệp vụ (ví dụ minh hoạ) | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Kiểm quỹ thiếu, chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý | Tài sản thiếu chờ xử lý (1381) | Tiền mặt (1111) | 1.500.000 |
| Người bàn giao còn tạm ứng chưa quyết toán, trừ vào lương | Phải trả người lao động (334) | Tạm ứng (141) | 3.000.000 |
| Tạm ứng không trừ được lương, chuyển sang phải thu khác | Phải thu khác (1388) | Tạm ứng (141) | 2.000.000 |
Việc trừ lương cần có thoả thuận hoặc xác nhận của người lao động. Mọi bút toán phải kèm biên bản kiểm quỹ hoặc bảng đối chiếu có chữ ký.
5. Biên bản bàn giao hồ sơ kế toán mẫu gồm những phần nào
- Thời gian, địa điểm, thành phần: bên giao, bên nhận, người chứng kiến đại diện doanh nghiệp.
- Ngày chốt số liệu và kỳ kế toán được bàn giao.
- Bảng danh mục: tên hồ sơ, kỳ, số lượng, tình trạng (đủ, thiếu, bản sao).
- Danh sách quyền truy cập đã chuyển giao và xác nhận đổi mật khẩu.
- Danh sách việc dở dang kèm hạn xử lý.
- Số dư chính tại ngày chốt: tiền, công nợ, thuế còn được khấu trừ.
- Chữ ký các bên, mỗi bên giữ một bản.
Nếu đang đổi đơn vị dịch vụ, xem thêm quy trình chuyển đơn vị dịch vụ kế toán 5 bước. Trường hợp kế toán nghỉ không báo trước, đọc kế hoạch xử lý trong 7 ngày.
Câu hỏi thường gặp
Bàn giao hồ sơ kế toán có cần người chứng kiến không?
Nên có đại diện doanh nghiệp (giám đốc hoặc người được uỷ quyền) cùng ký. Người này xác nhận danh mục và việc đổi mật khẩu đã thực hiện.
Thiếu chứng từ khi bàn giao thì ghi thế nào?
Ghi rõ trong biên bản: tên chứng từ, kỳ, tình trạng thiếu. Sau đó lập kế hoạch xin lại bản sao từ đối tác hoặc tra cứu hoá đơn điện tử trên hệ thống.
Bàn giao file phần mềm kế toán cần lưu ý gì?
Nhận file sao lưu đầy đủ, mở thử và đối chiếu số dư cuối kỳ với báo cáo đã nộp. Nên giữ thêm một bản sao lưu tại ngày bàn giao.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập biên bản bàn giao không?
Có. Khi tiếp nhận khách hàng mới, chúng tôi gửi danh mục bàn giao, cùng doanh nghiệp đối chiếu và ghi nhận chênh lệch trước khi ghi sổ kỳ đầu.
Nhận bàn giao đủ, sổ sách không đứt đoạn
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, có danh mục bàn giao và kiểm tra số dư rõ ràng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
