Nội dung bài viết
Kế toán nắm trong tay bảng lương, doanh thu, công nợ, tài khoản ngân hàng và chữ ký số của doanh nghiệp. Một lần gửi nhầm file hay để lộ mật khẩu có thể gây thiệt hại lớn hơn mọi sai sót hạch toán. Bảo mật thông tin kế toán vì vậy không phải việc của riêng phòng IT, mà là thói quen hằng ngày của bạn. Bài viết tổng hợp những thói quen mà đội ngũ ACCA Consulting Vietnam áp dụng khi xử lý dữ liệu khách hàng.
1. Thông tin nào cần bảo mật?
Gần như mọi thứ kế toán tiếp xúc đều nhạy cảm, nhưng mức độ khác nhau. Phân loại giúp bạn biết khi nào phải cẩn trọng gấp đôi.
| Nhóm thông tin | Ví dụ | Mức độ |
|---|---|---|
| Thông tin đăng nhập | Mật khẩu ngân hàng điện tử, cổng thuế, mã PIN chữ ký số | Rất cao |
| Dữ liệu cá nhân người lao động | Lương, số CCCD, tài khoản ngân hàng, người phụ thuộc | Rất cao |
| Dữ liệu kinh doanh | Doanh thu, giá vốn, biên lợi nhuận, danh sách khách hàng | Cao |
| Hồ sơ pháp lý, hợp đồng | Hợp đồng với đối tác, biên bản làm việc | Cao |
| Thông tin chung | Lịch nộp tờ khai, quy trình nội bộ | Thấp |
2. 5 thói quen bảo mật thông tin kế toán
Chia sẻ file
Ưu tiên chia sẻ qua thư mục dùng chung có phân quyền thay vì gửi file đính kèm. Với file lương, đặt mật khẩu mở file và gửi mật khẩu qua kênh khác. Kiểm tra quyền xem của đường dẫn: “bất kỳ ai có liên kết” là thiết lập cần tránh với dữ liệu nhạy cảm.
Mật khẩu và chữ ký số
Không dán mật khẩu lên màn hình, không lưu trong file Excel “mat-khau.xlsx”, không chia sẻ chung một tài khoản cho nhiều người. Dùng trình quản lý mật khẩu nếu công ty cho phép, bật xác thực hai lớp với ngân hàng điện tử. Thiết bị chữ ký số cất ở nơi có khoá khi không dùng.
Thiết bị cá nhân
Hạn chế tải dữ liệu công ty về điện thoại, máy tính cá nhân. Nếu bắt buộc làm việc từ xa, dùng thiết bị có mật khẩu đăng nhập, khoá màn hình tự động và không dùng chung với người nhà.
Nhóm chat
Nhóm chat là nơi lộ thông tin phổ biến: gửi nhầm nhóm, nhóm có người đã nghỉ việc, ảnh chụp màn hình có số tài khoản. Tách nhóm công việc theo khách hàng, rà soát thành viên định kỳ, không gửi dữ liệu lương qua nhóm đông người. Cũng không nên đưa dữ liệu nhạy cảm của khách lên các công cụ AI công cộng.
Khi nghỉ việc
Bàn giao toàn bộ tài khoản, đề nghị đổi mật khẩu, xoá dữ liệu công ty khỏi thiết bị cá nhân, rời các nhóm chat công việc. Ghi nhận việc này trong biên bản, xem thêm bài bàn giao công việc kế toán.
3. Rò rỉ thường đến từ đâu?
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định dùng để thảo luận trong đào tạo nội bộ; không phải thống kê.
Xem dạng bảng
| Gửi nhầm email, nhầm file | 8 sự cố |
| Nhóm chat sai người, người cũ | 6 sự cố |
| Chia sẻ link công khai | 4 sự cố |
| Mật khẩu dùng chung, ghi giấy | 4 sự cố |
| Thiết bị cá nhân bị mất | 3 sự cố |
Điểm chung của các nguồn trên là lỗi thao tác, không cần tấn công tinh vi. Vì vậy thói quen kiểm tra trước khi gửi quan trọng hơn mọi phần mềm. Mẫu kiểm tra 30 giây trước khi gửi email có trong bài viết email chuyên nghiệp cho kế toán.
4. Checklist bảo mật cá nhân hằng ngày
- Đầu ngày: đăng nhập bằng tài khoản riêng, không dùng tài khoản chung.
- Trước khi gửi: kiểm tra người nhận, tên file, quyền xem của đường dẫn.
- Khi rời bàn: khoá màn hình, cất thiết bị chữ ký số.
- Khi in: lấy bản in ngay, huỷ bản in hỏng có thông tin nhạy cảm.
- Cuối ngày: đăng xuất ngân hàng điện tử, cổng thuế.
- Hằng tháng: rà soát thành viên nhóm chat và quyền truy cập thư mục.
Ví dụ giả định: một kế toán làm việc tại quán cà phê, rời bàn năm phút để nghe điện thoại mà không khoá máy, trên màn hình đang mở bảng lương của 30 nhân viên. Không có gì bị đánh cắp, nhưng bất kỳ ai đi ngang đều có thể chụp lại. Tình huống này không cần phần mềm đắt tiền để phòng tránh, chỉ cần thói quen bấm phím khoá màn hình mỗi khi đứng dậy. Hãy biến các mục trong checklist thành phản xạ, giống như việc kiểm tra số dư trước khi duyệt lệnh chi.
5. Doanh nghiệp cần làm gì?
Thói quen cá nhân cần được hỗ trợ bằng quy định. Doanh nghiệp nên có cam kết bảo mật trong hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ, phân quyền truy cập theo vai trò và quy trình thu hồi quyền khi nhân sự nghỉ việc. Khi thuê dịch vụ kế toán bên ngoài, hãy hỏi đơn vị dịch vụ cách họ lưu trữ và phân quyền dữ liệu, xem thêm tiêu chí chọn ở bài dịch vụ kế toán TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi bảng lương qua Zalo không?
Không nên gửi qua nhóm chat đông người. Nếu phải gửi, đặt mật khẩu file, gửi riêng cho người có thẩm quyền và gửi mật khẩu qua kênh khác.
Kế toán có được giữ mật khẩu ngân hàng điện tử của công ty?
Tuỳ phân quyền nội bộ. Nên có tài khoản riêng theo vai trò (lập lệnh, duyệt lệnh), không dùng chung một tài khoản.
Dùng công cụ AI để xử lý dữ liệu kế toán có an toàn không?
Không nên đưa dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp, người lao động lên công cụ AI công cộng. Chỉ dùng công cụ đã được doanh nghiệp phê duyệt và có cam kết bảo mật.
ACCA Consulting Vietnam có cam kết bảo mật thông tin khi cung cấp dịch vụ kế toán không?
Nội dung bảo mật thông tin được thống nhất trong hợp đồng dịch vụ với từng khách hàng, cùng cách thức gửi nhận chứng từ và phân quyền dữ liệu.
Sổ sách an toàn, dữ liệu được bảo vệ
ACCA Consulting VN cung cấp dịch vụ kế toán tại TP.HCM và từ xa toàn quốc. Nhận tư vấn để chọn gói phù hợp.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
